Um vefinn

Leiðbeiningar um frágang efnis

Frágangur skýrslna á vefnum

Almenna reglan er að skýrslur á vefjum ráðuneytanna séu á PDF - sniði. Ef skýrslur eru ekki mjög langar er æskilegt að setja þær á vefinn sem venjulegar vefsíður. Sjá einnig upplýsingar í Vefhandbók.

1. Skýrslur á PDF-sniði (Acrobat Reader)

Táknmynd PDF - skjalaMeginkosturinn við PDF skjöl er að um er að ræða skráarform sem allar tölvutegundir geta lesið með aðstoð Acrobat Reader hjálparforritsins eða vafra. Þessar skrár eru yfirleitt léttar, uppsetning frumskjals heldur sér vel þannig að það er gott að prenta út slíkar skrár. 

2. Skýrslur á HTML-sniði (vefsíða)

Skýrsla er tekin og sett á vefinn eins og venjuleg vefsíða. Kosturinn við það að taka skýrslu og kaflaskipta fyrir vefsíðu er að efni hennar er tiltækt án allra hjálparforrita. Það getur hinsvegar gert vefara erfitt um vik að sumar skýrslur eru afar efnismiklar og því mikið verk og tímafrekt að breyta þeim í vefskjöl. Einnig getur uppsetning skýrslu verið flókin og þannig valdið erfiðleikum við vefun svo og myndvinnsla. Að setja skýrslu fram sem vefsíðu á því einungis við um tiltölulega einfaldar skýrslur.

3. Skýrslur á Word-sniði 

Táknmynd DOC - skjalaSkýrslur eru oftast upphaflega skrifaðar í Microsoft Word forritinu. Skýrslu á Word-sniði má koma fyrir í vefkerfi og tengja í hana af vefsíðu. Notandi smellir á heiti skýrslu og notanda býðst að opna hana í Word eða öðru forriti sem birt getur Word-skjöl. Kosturinn er að upphafleg uppsetning skýrslu heldur sér en gallinn er hins vegar sá að skýrslur sem þessar geta verið mjög stórar. Þá er ekki öruggt að notendur séu með viðeigandi forrit til að skoða skjalið.

Miklivægt er vanda til verka strax í upphafi þegar skýrsla er skrifuð. Flest ráðuneyti eru með Word-sniðmát sem ber að nota. Sé sniðmátið notað og frágangur taflna og mynda með réttum hætti, er auðvelt að vista skýrsluna sem aðgengilegt PDF-skjal. Þegar skýrsla er skrifuð í Word er afar brýnt að nota stíla til að móta textann (H1, H2 o.s.frv). Það veldur m.a. því að þegar Word-skjali er breytt í PDF myndast efnisyfirlit sjálfvirkt í PDF-skjalinu. Um leið auðveldar það sjónskertum mjög að lesa skjalið. Sama á einnig við um myndir. Nauðsynlegt er að setja ALT-texta fyrir myndir og gröf sem birt eru í Word-skjalinu.

Í hnotskurn:

  • Skýrsla skrifuð í sniðmáti ráðuneytis.
  • Skýrsla berst þeim sem sér um innsetningu á efnis á vefinn.
  • Ef skýrslan er einföld í sniðum og stutt er rétt að setja inn sem venjulega vefsíðu, gjarnan með efnisyfirliti.
  • Skýrslunni er breytt í PDF-skrá og hún sett á vefinn. Æskilegt er að stærð skrárinnar komi fram (t.d. 350Kb). Afar mikilvægt er að vefarar hafi ávallt aðgang að nýjustu útgáfu Acrobat Professional skrifara.
  • Nauðsynlegt að nafn skýrslunnar á vefsíðu sé tengillinn í  hana.

Myndefni

Einföld mynd segir oft meira en mörg orð. Margar eða stórar myndir geta þó mögulega gert vefsíður seinvirkar og þannig dregið úr notagildi þeirra (þó það vandamál sé hverfandi með sífellt öflugri tengingum). Hvatt er til þess að myndir séu valdar með það í huga að þær auki við notagildi og séu upplýsandi. 

Afar brýnt er að setja inn ALT-skýringartexta fyrir myndir. Þetta er m.a. nauðsynlegt ef mæta á kröfum um aðgengi. Til að koma á móts við t.d. blinda og sjónskerta þarf að gæta þess að skýring á því sem mynd lýsir eða segir komi einnig fram í texta. Dæmi um slíka mynd væri t.d. graf sem sýnir prósentuskiptingu af einhverju tagi. Sjá nánar í Vefhandbók.

Myndbanda- og hljóðskrár

Ef hljóðskrá eru í boði eða myndband með hljóði þarf að hafa í huga þarfir heyrnarskertra og þeirra sem ekki eru með búnað til að hlusta á hljóðskrár. Því þarf að gæta þess að texti hljóðskrárinnar sé einnig tiltækur sem textaskjal eða a.m.k. útdráttur úr texta skrárinnar. 

Ef boðið er upp á myndbönd þarf að koma fram í texta hvað á þeim er, ef til vill samantekt úr efninu. 

Sjá nánar í aðgengisstefnu og Vefhandbók.